Реестр подтверждающих документов - это систематизированный перечень документов, обосновывающих расходы или операции. Рассмотрим правила корректного заполнения такого реестра.
Содержание
Реестр подтверждающих документов - это систематизированный перечень документов, обосновывающих расходы или операции. Рассмотрим правила корректного заполнения такого реестра.
Основные требования к реестру
- Хронологический порядок документов
- Полнота и достоверность информации
- Соответствие первичным документам
- Наличие обязательных реквизитов
Структура реестра подтверждающих документов
Обязательные графы
| № п/п | Порядковый номер записи |
| Дата документа | Дата составления первичного документа |
| Номер документа | Номер по документу |
| Наименование | Тип документа (счет, акт, накладная) |
Пошаговая инструкция заполнения
- Соберите все подтверждающие документы
- Проверьте наличие обязательных реквизитов
- Присвойте порядковые номера документам
- Внесите данные в соответствующие графы реестра
- Проведите сверку итоговых сумм
Дополнительные сведения для включения
- Наименование контрагента
- Сумма документа
- Статья расходов/доходов
- Основание (договор, соглашение)
- Примечания (особые условия)
Образец заполнения реестра
| 1 | 15.01.2023 | №25 | Акт выполненных работ | ООО "Стройсервис" | 120 000 руб. |
| 2 | 20.01.2023 | №147 | Товарная накладная | ИП Иванов А.А. | 85 500 руб. |
Электронное ведение реестра
- Используйте стандартные шаблоны Excel
- Применяйте специализированное ПО для учета
- Обеспечьте резервное копирование данных
- Настройте систему контроля версий
Типичные ошибки при заполнении
- Несоответствие дат в реестре и документах
- Отсутствие подписей ответственных лиц
- Арифметические ошибки в итоговых суммах
- Неполное указание реквизитов контрагентов
Правильно заполненный реестр подтверждающих документов обеспечивает прозрачность финансовых операций и упрощает проверки контролирующими органами. Рекомендуется регулярно актуализировать реестр и хранить его вместе с первичными документами.
